Υπ. Οικονομικών 107450 ΕΞ 18.07.2023

Υπ. Οικονομικών 107450 ΕΞ 18.07.2023

Οδηγία για την παραλαβή δικαιολογητικών δαπανών με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε.).

 

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

ΓΕΝΙΚΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΘΗΣΑΥΡΟΦΥΛΑΚΙΟΥ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΝΟΝΩΝ

Δ/ΝΣΗ : ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ & ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΥ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΝΟΝΩΝ

Τμήμα : Γ΄

Πληροφορίες : Σ. Περδικάρη, Χ. Κώστας

Τηλέφωνο : 210 6987725 & 796

email : dd26@glk.gr

 

Σχετ.:

α. Το από 11/5/2023 email σας.

β. Το από 6/6/2023 email της ΓΓΨΔ&ΑΔ.

 

Σε συνέχεια του ανωτέρω (α) σχετικού, αναφορικά με το ερώτημα εάν γίνονται αποδεκτά μη πρωτότυπα τιμολόγια, που δεν είναι ηλεκτρονικά και τα λοιπά δικαιολογητικά δαπάνης με email, θέτουμε υπόψη σας τα εξής:

 

Α. Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 75 του ν.4446/2016 (Α.240), ο έλεγχος των δαπανών του Δημοσίου, που προβλέπεται από τις παραγράφους 1 και 2 του άρθρου 91 του ν. 4270/2014 (Α. 143) και ασκείται από τις οικονομικές υπηρεσίες των φορέων, σύμφωνα με την παράγραφο β` του άρθρου 69Γ του ίδιου νόμου, συνίσταται στην εξέταση από τις οικονομικές υπηρεσίες των φορέων των νομίμων δικαιολογητικών. Ως νόμιμα δικαιολογητικά θεωρούνται τα προβλεπόμενα, κατά περίπτωση, από τις κείμενες διατάξεις, τις εκδιδόμενες κανονιστικές αποφάσεις του Υπουργού Οικονομικών και τις οδηγίες του Υπουργού Οικονομικών. Τα εν λόγω δικαιολογητικά πρέπει να είναι πρωτότυπα και χωρίς αλλοιώσεις.

 

Β. Περαιτέρω, με τις διατάξεις του ν.4727/2020 (Α.184), ορίζεται ότι:

 

α) η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής και πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:

 

  1. i) συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα,

 

  1. ii) είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα,

 

iii) δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης, να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, και

 

  1. iv) συνδέεται με τα δεδομένα που έχουν υπογραφεί σε σχέση με αυτή, κατά τρόπο ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε επακόλουθη τροποποίηση των εν λόγω δεδομένων.

 

Αντίστοιχα, η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα είναι η προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα η οποία βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής σφραγίδας και ανταποκρίνεται στις ακόλουθες απαιτήσεις:

 

  1. i) συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα,

 

  1. ii) είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα,

 

iii) δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης, να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, και

 

  1. iv) συνδέεται με τα δεδομένα που έχουν υπογραφεί σε σχέση με αυτήν, κατά τρόπο ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε επακόλουθη τροποποίηση των εν λόγω δεδομένων (άρθρο 2, περ. 18, 20, 48 και 49),

 

β) τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους. Επίσης, ορίζεται ότι σε περίπτωση εκτύπωσης των ανωτέρω εγγράφων, αυτή γίνεται αντίστοιχα αποδεκτή, εφόσον φέρει επικύρωση από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο, η οποία γίνεται μέσω της διαπίστωσης της ταύτισης του περιεχομένου του εκτυπωμένου εγγράφου με το ηλεκτρονικό ιδιωτικό έγγραφο (άρθρο 15) και

 

γ) η διακίνηση δημοσίων ή ιδιωτικών εγγράφων μεταξύ αφενός των φορέων του δημόσιου τομέα και αφετέρου των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων, πραγματοποιείται με χρήση ΤΠΕ, ιδίως μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ή μέσω της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπηρεσίας συστημένης παράδοσης του άρθρου 51 ή μέσω των θυρίδων που τηρούνται στην ΕΨΠ. Οι υπάλληλοι των φορέων του δημόσιου τομέα υποχρεούνται να παραλαμβάνουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα του άρθρου 15, καθώς και τα έγγραφα που εκδίδονται ή διακινούνται μέσω της ΕΨΠ και μόνον κατ’ εξαίρεση σε συγκεκριμένες περιπτώσεις γίνονται δεκτά έντυπα έγγραφα ή εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων ή εγγράφων που εκδίδονται μέσω της ΕΨΠ (άρθρο 29).

 

Γ.   Με την παρ. 2 του άρθρου 255 ν. 4700/2020 (Α.127), ορίζεται ότι ιδιωτικά είναι όλα τα έγγραφα, τα οποία δεν είναι δημόσια.

Συνεπώς το τιμολόγιο αλλά και οποιοδήποτε άλλο δικαιολογητικό δαπάνης, που εκδίδει ιδιώτης με αποδέκτη το Δημόσιο είναι ιδιωτικό έγγραφο.

 

Δ. Ειδικότερα, όσον αφορά στην έκδοση των τιμολογίων, εφαρμογή έχουν οι διατάξεις των άρθρων του κεφαλαίου 3 του ν.4308/2014 (Α.251) και ιδιαίτερα των άρθρων 14 και 15 στα οποία, μεταξύ άλλων, ορίζεται ότι:

 

α) το τιμολόγιο μπορεί να εκδίδεται σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή και

 

β) θα πρέπει να διασφαλίζεται η αυθεντικότητα της προέλευσης, η ακεραιότητα του περιεχομένου και η αναγνωσιμότητά του, από το χρόνο της έκδοσης μέχρι τη λήξη της περιόδου διαφύλαξής του, αναφέροντας ενδεικτικά τρόπους για τον σκοπό αυτό.

 

Επιπλέον, ο φορολογικός νομοθέτης, γνωρίζοντας ότι ο προμηθευτής έχει την δυνατότητα να εκτυπώσει πολλά τιμολόγια για την ίδια συναλλαγή, αντιμετωπίζει το εν λόγω πρόβλημα με τον εξής πολύ απλό και αποτελεσματικό τρόπο: «Κάθε έγγραφο που περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για το τιμολόγιο θεωρείται τιμολόγιο, με την προϋπόθεση ότι ο παραλήπτης των αγαθών ή υπηρεσιών που υπόκεινται σε τιμολόγηση αποδέχεται το έγγραφο αυτό.» (άρθρο 8 παρ. 2 των ΕΛΠ). Κατά συνέπεια, η ίδια η υπόσταση του τιμολογίου είναι υπό αίρεση μέχρι ο αγοραστής να το κάνει αποδεκτό.

 

Ε. Από το συνδυασμό των ανωτέρω διατάξεων, θεωρούμε ότι:

 

  1. Εφόσον το τιμολόγιο και τα λοιπά ιδιωτικά έγγραφα που αποστέλλει ο προμηθευτής στην Υπηρεσία σας με ηλεκτρονική αλληλογραφία [μέσω της εταιρικής ηλεκτρονικής διεύθυνσής του ή άλλης η οποία θα πρέπει να δηλώνεται από τον προμηθευτή (π.χ στη σύμβαση) ή να τηρείται στο μητρώο προμηθευτών της αρμόδιας για την εξόφληση της δαπάνης υπηρεσίας (αρ. 84 του ν.4446/2016)], είναι «ηλεκτρονικά» κατά την έννοια του άρθρου 15 του ν.4727/2020, φέρουν δηλαδή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά για τον έλεγχο, την εκκαθάριση και την ενταλματοποίηση των δαπανών, δεδομένου ότι με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται η αυθεντικότητα της προέλευσης του εγγράφου, η ακεραιότητα της μορφής και του περιεχομένου του και η μη αποποίηση της ευθύνης από τον εκδότη. Ειδικότερα, ο τρόπος ηλεκτρονικοποίησης ενός εγγράφου γενικά (εξ αρχής δημιουργία ηλεκτρονικού εγγράφου με τη χρήση λογισμικού προγράμματος Η/Υ ή σάρωση εντύπου) δεν επηρεάζει την εγκυρότητα της υπογραφής ή σφράγισης αυτού με εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή σφραγίδα, δηλαδή ο τρόπος σύνταξης ενός εγγράφου δεν επηρεάζει την διαδικασία της ηλεκτρονικής υπογραφής ή σφράγισης.

 

  1. Επομένως, η διαδικασία που επιβάλλουν οι διατάξεις του ν. 4727/2020 δεν αντιτίθεται στις διατάξεις του άρθρου 75 του ν. 4446/2016 και του άρθρου 1 της αριθ. 188204ΕΞ2022/21-12-2022 κ.υ.α. (Β.6607).

 

  1. Επισημαίνεται ότι στην περίπτωση του τιμολογίου, αυτό πρέπει να φέρει τα εξωτερικά χαρακτηριστικά που απαιτούνται από τις φορολογικές διατάξεις (υποχρεωτικό περιεχόμενο).

 

ΣΤ. Όσον αφορά στη δυνατότητα αναζήτησης ενός τιμολογίου βάσει του Μοναδικού Αριθμού Καταχώρησης (Μ.ΑΡ.Κ) στην ψηφιακή πλατφόρμα myData της ΑΑΔΕ, σας επισημαίνουμε ότι σύμφωνα με την αριθ. A.1138/12-6-2020 υ.α. (Β.2470), ο αριθμός αυτός χορηγείται από την Α.Α.Δ.Ε. για κάθε έγκυρη διαβίβαση δεδομένων στην ανωτέρω πλατφόρμα. Σε περίπτωση παραστατικού, διαβιβάζεται «Σύνοψη» αυτού που περιλαμβάνει τα στοιχεία του υποχρεωτικού περιεχομένου του παραστατικού με ή χωρίς την αναλυτική διάκριση των ειδών (αγαθών ή υπηρεσιών). Επίσης, σύμφωνα με το εγχειρίδιο χρήσης της ψηφιακής πλατφόρμας που έχει αναρτηθεί στην ιστοσελίδα της εν λόγω Ανεξάρτητης Αρχής, η πρόσβαση είναι δυνατή μόνο με τη χρήση κωδικών TAXISnet και κατά συνέπεια ο ανωτέρω έλεγχος, στις περιπτώσεις που κρίνεται απαραίτητος από την Υπηρεσία σας, μπορεί να διενεργείται από όργανα του φορέα σας που έχουν αρμοδιότητα/εξουσιοδότηση χρήσης των κωδικών αυτών. Επισημαίνεται ότι δεν υφίσταται υποχρέωση διενέργειας του εν λόγω ελέγχου από την Υπηρεσία σας.

 

Ζ. Επιπρόσθετα, πρέπει να διευκρινιστεί ότι τα ανωτέρω (Ε1-2):

 

α) αφορούν στην διακίνηση ιδιωτικών ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ ιδιωτών και φορέων του Δημοσίου και

 

β) δεν αφορούν τα «ηλεκτρονικά τιμολόγια» των άρθρων 148-154 του ν. 4601/2019 (Α.44). Στην περίπτωση αυτή, επισημαίνεται ότι, βάσει των προαναφερόμενων διατάξεων, υφίσταται ήδη υποχρέωση του Φορέα σας να παραλαμβάνει ηλεκτρονικά τιμολόγια ενώ για συμβάσεις φορέων που ανήκουν στην Κεντρική Διοίκηση, ως εν προκειμένω, των οποίων οι διαγωνιστικές διαδικασίες θα ξεκινήσουν μετά την 01.01.2024, οι οικονομικοί φορείς, σύμφωνα με την αριθ. 52445ΕΞ2023/4-42023 κ.υ.α. (Β.2385), έχουν την υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου, στο πλαίσιο εκτέλεσης των συμβάσεων αυτών.

 

Η. Τέλος, πρέπει να επισημανθεί ότι:

 

  1. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω καθίσταται σαφές ότι είναι εξαιρετικής σημασίας για κάθε οντότητα που λειτουργεί ως αγοραστής η εφαρμογή των ήδη προβλεπόμενων από το νόμο δικλείδων ασφαλείας, πριν από την πληρωμή των δαπανών, ώστε να διασφαλίζεται η μοναδικότητα όχι των τιμολογίων, καθώς όπως προκύπτει αυτό είναι θέμα του εκδότη, αλλά της αποδοχής τους από το Δημόσιο.

 

Ειδικότερα:

 

  1. Σύμφωνα με το ισχύον δημοσιονομικό πλαίσιο, για κάθε δαπάνη προηγείται η δέσμευση πίστωσης [άρθρο 2, παρ. 2, του π.δ. 80/2016 (Α.145)].

 

  1. Όλα τα σχετικά με την δαπάνη έγγραφα, και ειδικότερα η σύμβαση ή η συμφωνία που ορίζει τα της συναλλαγής, αναφέρουν τον αριθμό της δέσμευσης πίστωσης (α.α.υ. – άρθρο 2, παρ. 4 πδ 80/2016).

 

iii. Κάθε τιμολόγιο που προωθείται στην αρμόδια υπηρεσία οικονομικής διαχείρισης προς ενταλματοποίηση και πληρωμή συνοδεύεται από την σύμβαση την οποία αφορά και την απόφαση με την οποία δεσμεύτηκε η πίστωση [άρθρο 2, παρ. 2 της αριθ. 188204/21-12-2022 (Β. 6607)].

 

  1. Ακόμα και στην περίπτωση που ένα αγαθό ή υπηρεσία παραδίδεται και τιμολογείται τμηματικά, το σύνολο των τιμολογίων που θα πληρωθούν δεν μπορεί να υπερβαίνει το συμβατικό τίμημα καθώς αυτό είναι το ποσό που έχει δεσμευτεί (άρθρο 6, παρ. 1, π.δ. 80/2016).

 

  1. Κατά συνέπεια, η συσχέτιση (η οποία γίνεται συστημικά) των ενταλμάτων που εκδίδονται με την δεσμευμένη πίστωση προσφέρει την αναγκαία δικλείδα ασφαλείας, ώστε να γίνονται αποδεκτά, για κάθε σύμβαση, τιμολόγια μέχρι το ύψος του ποσού που έχει προβλεφθεί/δεσμευτεί στον προϋπολογισμό του οικείου Φορέα.

 

  1. Επιπλέον, ιδιαίτερη μέριμνα δέον να καταβάλλεται κατά τη διαδικασία αποδοχής ή επαλήθευσης των παραληφθέντων αγαθών/υπηρεσιών (π.χ. πρωτόκολλο παραλαβής), ώστε να προκύπτει με σαφήνεια η συσχέτιση των παραληφθέντων αγαθών/υπηρεσιών με τη δέσμευση της πίστωσης και τη σύμβαση, καθώς και, στην περίπτωση που αυτό έχει παραληφθεί, με το τιμολόγιο. Συνεπώς, κατά τον έλεγχο και την εκκαθάριση των ανωτέρω δικαιολογητικών, διασφαλίζεται η πραγματοποίηση του ουσιαστικού μέρους της δαπάνης και η μοναδικότητα του τιμολογίου που θα πληρωθεί για τη συγκεκριμένη συναλλαγή.

 

  1. Δεδομένης:

α) της δικλείδας ασφαλείας της προηγούμενης παραγράφου,

β) του γεγονότος ότι είναι κοινή πρακτική (καθώς προβλέπεται από τις φορολογικές διατάξεις-βλ. άρθρα 14 και 15 των ΕΛΠ) η διακίνηση τιμολογίων μέσω email,

γ) της πρόβλεψης περί «ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων» του ν. 4727/2020 και

δ) της δυνατότητας ανάπτυξης επιπλέον δικλείδων ασφαλείας στο πληροφοριακό σύστημα οικονομικής διαχείρισης του Δημοσίου στο άμεσο μέλλον,

θεωρούμε ότι είναι πλέον υποχρεωτική η ηλεκτρονική παραλαβή των εν λόγω παραστατικών από τους Φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ν.4727/2020.

 

Η Προϊσταμένη της Γενικής Διεύθυνσης

Ειρήνη Κλουκινιώτου